Så gör du en bra projektplan – steg för steg
En bra projektplan är ett av projektledarens viktigaste verktyg. Den hjälper projektgruppen att förstå vad som ska göras, vem som ansvarar för olika uppgifter och när arbetet ska vara klart. En tydlig plan gör det också enklare att följa upp projektet och hantera förändringar längs vägen.
Vad behöver egentligen en bra projektplan innehålla? Här går vi igenom de viktigaste
delarna.
1. Börja med syfte och mål
Innan du börjar planera aktiviteter och tidslinjer behöver du vara tydlig med varför projektet genomförs och vad det ska leda till.
Fundera på:
– Vilket problem ska projektet lösa?
– Vad vill ni uppnå?
– Vilket resultat ska projektet leda till?
– Hur vet ni när projektet är lyckat?
Målen bör vara så konkreta och mätbara som möjligt. Tydliga mål gör det lättare att prioritera och följa upp projektet.
2. Bestäm projektets omfattning
Nästa steg är att tydliggöra vad som ingår i projektet – och vad som inte gör det.
En tydlig avgränsning minskar risken för att projektet växer under arbetets gång utan att tid, budget eller resurser anpassas. Beskriv därför vilka leveranser som ska tas fram och vilka delar som ligger utanför projektets omfattning.
Det är också bra att redan från början identifiera viktiga förutsättningar, exempelvis en fast
deadline, begränsad budget eller tillgängliga resurser.
3. Bryt ner projektet i aktiviteter
När målet och omfattningen är tydliga är det dags att planera vad som faktiskt behöver göras.
Börja med att lista projektets större aktiviteter och bryt sedan ner dem i mindre, konkreta uppgifter. Om projektet exempelvis handlar om att lansera en ny webbplats kan aktiviteterna vara att samla in krav, ta fram design, producera innehåll, utveckla, testa och slutligen lansera webbplatsen.
När projektet delas upp i tydliga aktiviteter blir det lättare att både planera och följa upp arbetet.
4. Skapa en realistisk tidsplan
Bestäm när aktiviteterna ska genomföras och ange gärna start- och slutdatum för varje del.
Tänk på att inte planera för optimistiskt. Lägg in tid för exempelvis granskning, justeringar och oväntade problem. Identifiera också vilka aktiviteter som är beroende av varandra. Om en uppgift måste vara klar innan nästa kan börja behöver det synas i tidsplanen.
En realistisk tidsplan ger projektgruppen en tydlig bild av vad som behöver göras och när.
5. Fördela ansvar och resurser
Alla i projektgruppen behöver veta vilken roll de har och vad de ansvarar för.
För varje viktig aktivitet bör det finnas en tydligt ansvarig person. Fundera också på vilka resurser som krävs för att genomföra projektet, exempelvis personal, kompetens, budget eller tekniska verktyg.
En tydlig ansvarsfördelning minskar risken för att uppgifter faller mellan stolarna
6. Identifiera risker
Även välplanerade projekt kan stöta på problem. Därför bör riskhantering vara en del av
projektplaneringen.
Fundera på vad som skulle kunna påverka projektets tidplan, budget, kvalitet eller resurser. För de viktigaste riskerna kan du sedan planera hur de ska förebyggas och vad ni gör om de faktiskt inträffar.
Att identifiera risker tidigt gör det lättare att agera om något inte går enligt plan.
7. Planera uppföljningen
Bestäm hur projektet ska följas upp under arbetets gång. Hur ofta ska projektgruppen ha
avstämningar? Vad behöver följas upp? Hur hanteras eventuella avvikelser?
Genom regelbunden uppföljning kan projektledaren upptäcka problem tidigt och justera planen vid behov.
Kom ihåg att projektplanen inte behöver vara statisk. Projektets förutsättningar kan förändras, och planen bör därför uppdateras när det behövs.
En bra projektplan skapar struktur
En bra projektplan behöver inte vara komplicerad. Det viktigaste är att den ger projektgruppen en tydlig bild av vad som ska göras, varför det ska göras, vem som ansvarar och när det ska vara klart.
Genom tydliga mål, realistisk planering, klar ansvarsfördelning och regelbunden uppföljning skapar du bättre förutsättningar för att driva projektet framåt – från idé till avslut.
Vill du utveckla dina kunskaper inom projektledning?
Vill du bli bättre på att planera, strukturera och driva projekt framåt? Hos oss hittar du
utbildningar inom projektledning som ger dig praktiska verktyg och kunskaper att använda direkt i ditt arbete. Läs mer om våra projektledningsutbildningar och hitta en utbildning som passar dig.